196
muokkausta
Ero sivun ”Ohjeet tapahtuman järjestämiselle” versioiden välillä
Ohjeet tapahtuman järjestämiselle (näytä wikiteksti)
Versio 22. maaliskuuta 2024 kello 15.53
, 1 kuukausi sittenTapahtumatoimikunta
p (korjailuyritys translateen jonka aiemmin rikoin vajailla tiedoilla :D) |
(Tapahtumatoimikunta) |
||
| (Yhtä välissä olevaa versiota toisen käyttäjän tekemänä ei näytetä) | |||
| Rivi 16: | Rivi 16: | ||
==Määritä kulut== | ==Määritä kulut== | ||
Jos haluat rahallista tukea tarjoiluihin tai tapahtuman muihin kuluihin, kuten pääsylippuihin, TKO-äly voi sponsoroida tapahtumaa. Menettely tuen myöntämiselle riippuu kulujen suuruudesta: | Jos haluat rahallista tukea tarjoiluihin tai tapahtuman muihin kuluihin, kuten pääsylippuihin, TKO-äly voi sponsoroida tapahtumaa. Menettely tuen myöntämiselle riippuu kulujen suuruudesta: | ||
* Enintään 3 x jalluindeksi (selitys alla): | * Enintään 3 x jalluindeksi (selitys alla): Tapahtumatoimikunnassa voi pyytää budjettia alle 3 x jalluindeksin tapahtumakulujen korvaamiseen, kunhan se noudattaa tämän sivun ohjeistusta. Tapahtumatoimikunnan Telegram-kanava on [https://t.me/tkt_events tkt_events]. | ||
* Yli 3 x jalluindeksi (selitys alla): Laadi tapahtumalle budjetti ja esitä se hallituksen kokouksessa tai toimita talousarvio sähköpostitse hallitukselle (hallitus@tko-aly.fi). Budjetin laatimiseen voi käyttää Fuksiwikistä löytyvää [https://fuksiwiki.tko-aly.fi/Linkkej%C3%A4#TKO-.C3.A4ly budjetti- ja toteumapohjaa]. Budjetoiduista tapahtumista on esitettävä alustava toteumalaskelma viimeistään kuukauden kuluttua tapahtumasta. Toteumalaskelma esitetään hallituksen kokouksessa tai toimitetaan hallitukselle sähköpostitse. | * Yli 3 x jalluindeksi (selitys alla): Laadi tapahtumalle budjetti ja esitä se hallituksen kokouksessa tai toimita talousarvio sähköpostitse hallitukselle (hallitus@tko-aly.fi). Budjetin laatimiseen voi käyttää Fuksiwikistä löytyvää [https://fuksiwiki.tko-aly.fi/Linkkej%C3%A4#TKO-.C3.A4ly budjetti- ja toteumapohjaa]. Budjetoiduista tapahtumista on esitettävä alustava toteumalaskelma viimeistään kuukauden kuluttua tapahtumasta. Toteumalaskelma esitetään hallituksen kokouksessa tai toimitetaan hallitukselle sähköpostitse. | ||
Jalluindeksi määräytyy [https://www.alko.fi/tuotteet/000706/Jaloviina-/ jaloviinan hinnan] perusteella, ja se tarkistetaan jokaisessa hallituksen kokouksessa. 3 x jalluindeksi on tällä hetkellä noin | Jalluindeksi määräytyy [https://www.alko.fi/tuotteet/000706/Jaloviina-/ jaloviinan hinnan] perusteella, ja se tarkistetaan jokaisessa hallituksen kokouksessa. 3 x jalluindeksi on tällä hetkellä noin 59 euroa. | ||
<!--T:6--> | <!--T:6--> | ||
Tapahtuman menot kulukorvautetaan [https://tkoaly.kululaskut.fi/ omassa palvelussaan]. Kulukorvauspyyntöön tulee sisällyttää kuitit, joten muistathan säästää ne! | Tapahtuman menot kulukorvautetaan [https://tkoaly.kululaskut.fi/ omassa palvelussaan]. Kulukorvauspyyntöön tulee sisällyttää kuitit, joten muistathan säästää ne! | ||
== Tapahtumatoimikunta == | |||
TKO-älylle on perustettu vuonna 2024 tapahtumatoimikunta, joka toimii tällä hetkellä [https://t.me/tkt_events Telegram-kanavan] kautta. Tapahtumatoimikunnasta löydät kaikki tapahtumista vastaavat virkailijat ja klusterivastaavan. Kanavalla voi pyytää apua tapahtuman järjestämiseen ja samalla varmistaa, ettei suunniteltu ajankohta mene muiden suunnitelmien kanssa ristiin. | |||
==Varmista tiedotus== <!--T:7--> | ==Varmista tiedotus== <!--T:7--> | ||
| Rivi 30: | Rivi 33: | ||
<!--T:9--> | <!--T:9--> | ||
TKO-älyn tapahtumat lisätään TKO-älyn kalenteriin. Mikäli sinulla ei ole oikeutta lisätä tapahtumaa kalenteriin, pyydä apua hallituslaiselta tai virkalijalta, joiden yhteystiedot löydät [https://www.tko-aly.fi/yhdistys/hallitus tekiksen sivuilta]. Jos tapahtuma on Klusterilla, pyydä klusterivastaavaa tekemään tapahtumalle kalenterivaraus. Klusterin tapahtumiin tarvitsee myös vähintään yhden avaimellisen, joiden perään voi kysellä [https://t.me/tktaktiivit aktiivikanavalla]. | TKO-älyn tapahtumat lisätään TKO-älyn kalenteriin. Mikäli sinulla ei ole oikeutta lisätä tapahtumaa kalenteriin, pyydä apua tapahtumatoimikunnassa, hallituslaiselta tai virkalijalta, joiden yhteystiedot löydät [https://www.tko-aly.fi/yhdistys/hallitus tekiksen sivuilta]. Jos tapahtuma on Klusterilla, pyydä klusterivastaavaa tekemään tapahtumalle kalenterivaraus. Klusterin tapahtumiin tarvitsee myös vähintään yhden avaimellisen, joiden perään voi kysellä [https://t.me/tktaktiivit aktiivikanavalla]. | ||
<!--T:10--> | <!--T:10--> | ||
| Rivi 41: | Rivi 44: | ||
Kaikki TKO-älyn tiedotus toteutetaan vähintään suomeksi ja englanniksi. | Kaikki TKO-älyn tiedotus toteutetaan vähintään suomeksi ja englanniksi. | ||
====Mitä tapahtumasta tiedotetaan?==== | ====Mitä tapahtumasta tiedotetaan?==== <!--T:18--> | ||
<!--T:19--> | |||
Hyvä tiedotus madaltaa kynnystä osallistua tapahtumaan, sillä osallistujat tietävät etukäteen mitä odottaa. Tapahtuman tiedotuksessa on usein vapaamuotoinen teksti, jossa tapahtumaa mainostetaan ja kuvaillaan houkuttelevasti. Tässä tekstissä on hyvä olla kaikki olellinen tieto tapahtumasta, mutta lisäksi on hyvä liittää mukaan TL;DR osio, jossa info on koottuna lyhyeen muotoon. Alla malli siitä, mitkä tiedot kannattaa aina kertoa tapahtumasta. | Hyvä tiedotus madaltaa kynnystä osallistua tapahtumaan, sillä osallistujat tietävät etukäteen mitä odottaa. Tapahtuman tiedotuksessa on usein vapaamuotoinen teksti, jossa tapahtumaa mainostetaan ja kuvaillaan houkuttelevasti. Tässä tekstissä on hyvä olla kaikki olellinen tieto tapahtumasta, mutta lisäksi on hyvä liittää mukaan TL;DR osio, jossa info on koottuna lyhyeen muotoon. Alla malli siitä, mitkä tiedot kannattaa aina kertoa tapahtumasta. | ||
<!--T:20--> | |||
'''Mitä''': Lyhyt kuvaus tapahtumasta<br /> | '''Mitä''': Lyhyt kuvaus tapahtumasta<br /> | ||
'''Milloin''': päivämäärä ja kellonaika. Kellonaikoja voi olla hyvä ilmoittaa useammat, esim. sitsien kohdalla milloin ovet avautuvat ja milloin suurin piirtein siirrytään pöytiin.<br /> | '''Milloin''': päivämäärä ja kellonaika. Kellonaikoja voi olla hyvä ilmoittaa useammat, esim. sitsien kohdalla milloin ovet avautuvat ja milloin suurin piirtein siirrytään pöytiin.<br /> | ||
| Rivi 51: | Rivi 56: | ||
'''Esteettömyys''': Kerro lyhyesti '''sekä tilan että tapahtuman esteettömyystiedot'''. Esimerkiksi vaikka tilassa ei olisi muuten voimakkaita ärsykkeitä, muista mainita bileistä vilkkuvat valot ja voimakas ääni. [https://fuksiwiki.tko-aly.fi/Esteett%C3%B6myystarkistuslista Esteettömyystarkistuslista] auttaa määrittämään sekä tilan että tapahtuman esteellisyyden, ja osasta tiloja on jo olemassa valmiit esteettömyystiedot. Jos tapahtumapaikkaa ei vielä löydy listalta, lisääthän sen tiedot wikiin tai pyydät virkailijaa lisäämään. Mainitse myös henkilö, johon olla yhteydessä mikäli esteettömyydestä herää kysymyksiä. | '''Esteettömyys''': Kerro lyhyesti '''sekä tilan että tapahtuman esteettömyystiedot'''. Esimerkiksi vaikka tilassa ei olisi muuten voimakkaita ärsykkeitä, muista mainita bileistä vilkkuvat valot ja voimakas ääni. [https://fuksiwiki.tko-aly.fi/Esteett%C3%B6myystarkistuslista Esteettömyystarkistuslista] auttaa määrittämään sekä tilan että tapahtuman esteellisyyden, ja osasta tiloja on jo olemassa valmiit esteettömyystiedot. Jos tapahtumapaikkaa ei vielä löydy listalta, lisääthän sen tiedot wikiin tai pyydät virkailijaa lisäämään. Mainitse myös henkilö, johon olla yhteydessä mikäli esteettömyydestä herää kysymyksiä. | ||
====Asioita, jotka voi lisäksi ilmoittaa tapahtumasta==== | ====Asioita, jotka voi lisäksi ilmoittaa tapahtumasta==== <!--T:21--> | ||
<!--T:22--> | |||
'''Pukukoodi''': Tapahtumien pukukoodi on usein “tule sellaisena kuin olet”, mutta ilmoita pukukoodi jos tapahtumassa käytetään haalareita, tapahtumassa pukeudutaan teeman mukaan, tai tapahtumassa on arkivaatteita hienompi pukukoodi. Muista ilmoittaa pukukoodi sukupuolineutraalisti ja niin, että osallistujat tietävät heidän läsnäolonsa olevan tärkeämpää kuin pukukoodin tiukan noudattamisen <3<br /> | '''Pukukoodi''': Tapahtumien pukukoodi on usein “tule sellaisena kuin olet”, mutta ilmoita pukukoodi jos tapahtumassa käytetään haalareita, tapahtumassa pukeudutaan teeman mukaan, tai tapahtumassa on arkivaatteita hienompi pukukoodi. Muista ilmoittaa pukukoodi sukupuolineutraalisti ja niin, että osallistujat tietävät heidän läsnäolonsa olevan tärkeämpää kuin pukukoodin tiukan noudattamisen <3<br /> | ||
'''Alkoholiasteikko''': ks. alla. Kopioi tähän tapahtumallesi sopiva numero ja sen selitys.<br /> | '''Alkoholiasteikko''': ks. alla. Kopioi tähän tapahtumallesi sopiva numero ja sen selitys.<br /> | ||
'''Kenelle''': Mikäli on tarve erikseen tarkentaa kenelle tapahtuma on suunnattu, esimerkiksi jos osallistuminen on rajoitettu tai avoin myös muille kuin jäsenille | '''Kenelle''': Mikäli on tarve erikseen tarkentaa kenelle tapahtuma on suunnattu, esimerkiksi jos osallistuminen on rajoitettu tai avoin myös muille kuin jäsenille | ||
<!--T:23--> | |||
'''Englanniksi:'''<br /> | '''Englanniksi:'''<br /> | ||
What:<br /> | What:<br /> | ||
| Rivi 67: | Rivi 74: | ||
For whom: | For whom: | ||
====Alkoholiasteikko==== | ====Alkoholiasteikko==== <!--T:24--> | ||
<!--T:25--> | |||
Kaikkiin tapahtumiin voi osallistua täysin alkoholittomana, eikä missään tapahtumassa ole hyväksyttävää painostaa ketään juomaan. Asteikon tarkoituksena on antaa suuntaa-antava arvio siitä, voiko tapahtumassa oleva alkoholin käyttö aiheuttaa tahatonta ryhmäpainetta juomiseen. | Kaikkiin tapahtumiin voi osallistua täysin alkoholittomana, eikä missään tapahtumassa ole hyväksyttävää painostaa ketään juomaan. Asteikon tarkoituksena on antaa suuntaa-antava arvio siitä, voiko tapahtumassa oleva alkoholin käyttö aiheuttaa tahatonta ryhmäpainetta juomiseen. | ||
<!--T:26--> | |||
0/4 Tapahtumassa ei käytetä lainkaan alkoholia<br /> | 0/4 Tapahtumassa ei käytetä lainkaan alkoholia<br /> | ||
1/4 Tapahtumassa voidaan käyttää vähän alkoholia, huomattava humaltuminen ei ole suotavaa<br /> | 1/4 Tapahtumassa voidaan käyttää vähän alkoholia, huomattava humaltuminen ei ole suotavaa<br /> | ||
| Rivi 77: | Rivi 86: | ||
4/4 Tapahtumassa alkoholin käyttö on keskeisessä asemassa, esimerkiksi pelillistetyn juomisen kautta. Voit kuitenkin osallistua alkoholittomana, eikä juomaan painosteta<br /> | 4/4 Tapahtumassa alkoholin käyttö on keskeisessä asemassa, esimerkiksi pelillistetyn juomisen kautta. Voit kuitenkin osallistua alkoholittomana, eikä juomaan painosteta<br /> | ||
<!--T:27--> | |||
0/4 The event is completely alcohol free<br /> | 0/4 The event is completely alcohol free<br /> | ||
1/4 Some drinks may be had, but getting noticeably drunk is not for this event<br /> | 1/4 Some drinks may be had, but getting noticeably drunk is not for this event<br /> | ||
| Rivi 109: | Rivi 119: | ||
Kaikkiin epäselvyyksiin voi pyytää apua [https://tko-aly.fi/yhdistys/hallitus TKO-älyn virkailijoilta] ja [https://t.me/tktaktiivit Telegramin aktiivikanavalta]. | Kaikkiin epäselvyyksiin voi pyytää apua [https://tko-aly.fi/yhdistys/hallitus TKO-älyn virkailijoilta] ja [https://t.me/tktaktiivit Telegramin aktiivikanavalta]. | ||
<!--T:28--> | |||
==Ilmoittautumista vaativat tapahtumat== | ==Ilmoittautumista vaativat tapahtumat== | ||
Mikäli tapahtuman kapasiteetti on rajattu tai osallistujien määrä tulee tietää etukäteen, kannattaa tapahtumassa olla ilmoittautuminen. Muista ilmoittautumislomakkeessa vähintään: | Mikäli tapahtuman kapasiteetti on rajattu tai osallistujien määrä tulee tietää etukäteen, kannattaa tapahtumassa olla ilmoittautuminen. Muista ilmoittautumislomakkeessa vähintään: | ||
<!--T:29--> | |||
# Kysyä osallistujien ruokavaliosta, monivalinta "seka, kasvis, vegaani"<br /> | # Kysyä osallistujien ruokavaliosta, monivalinta "seka, kasvis, vegaani"<br /> | ||
# Kysyä allergioista ja muista rajoitteista vapaan syötön kentällä <br /> | # Kysyä allergioista ja muista rajoitteista vapaan syötön kentällä <br /> | ||
| Rivi 117: | Rivi 129: | ||
# Antaa osallistujan kertoa erityistarpeistaan saavutettavuuden suhteen "Lisätietoa"-kentässä, ja ota henkilöön yhteyttä ajoissa mikäli tätä ei pystytä tarjoamaan<br /> | # Antaa osallistujan kertoa erityistarpeistaan saavutettavuuden suhteen "Lisätietoa"-kentässä, ja ota henkilöön yhteyttä ajoissa mikäli tätä ei pystytä tarjoamaan<br /> | ||
<!--T:30--> | |||
Mikäli tapahtumaan on oletettavissa paljon ilmoittautujia nopeasti, muistuta jäseniä etukäteen ilmoittautumisessa etua antavista tekijöistä ilmoittautumislomakkeella. Esimerkiksi siitä, että ilmoittautuminen menee läpi vaikka osa kentistä olisi jätetty tyhjiksi ja ne voi täydentää myöhemmin säilyttäen paikkansa ilmoittautumisessa. | Mikäli tapahtumaan on oletettavissa paljon ilmoittautujia nopeasti, muistuta jäseniä etukäteen ilmoittautumisessa etua antavista tekijöistä ilmoittautumislomakkeella. Esimerkiksi siitä, että ilmoittautuminen menee läpi vaikka osa kentistä olisi jätetty tyhjiksi ja ne voi täydentää myöhemmin säilyttäen paikkansa ilmoittautumisessa. | ||
</translate> | </translate> | ||