Ohjeet tapahtuman järjestämiselle

Tapahtumien järjestäminen

TKO-äly haluaa kannustaa jäseniään tapahtumien järjestämiseen. Näiden ohjeiden tarkoitus on madaltaa kaikkien kynnystä järjestää jäsenistölle (eli just sulle!) mieluisia tapahtumia. Näin se toimii!

Keksi tapahtuma, jonka haluaisit järjestää

Se voi olla kaikkea Megazone-vierailusta teatterikäyntiin, lautapelailuun Gurulassa tai Karting-ajeluun. Muistathan noudattaa tapahtumissa turvallisemman tilan periaatteita ja yhdenvertaisuussuunnitelmaa, joiden tärkeimmät huomiot tapahtumien järjestämiseen liittyen on tiivistetty alle.

Päätä päivämäärä

Päivämäärää valittaessa kannattaa tarkistaa TKO-älyn tapahtumakalenteri ja välttää päällekkäisyyksiä. Syksyllä kannattaa tarkistaa myös fuksien syksyn aikataulu. Mikäli haluat järjestää tapahtuman Klusterilla, tarkista myös Klusterin kalenteri.

Määritä kulut

Jos haluat rahallista tukea tarjoiluihin tai tapahtuman muihin kuluihin, kuten pääsylippuihin, TKO-äly voi sponsoroida tapahtumaa. Menettely tuen myöntämiselle riippuu kulujen suuruudesta:

• Enintään 3 x jalluindeksi (selitys alla): Tapahtumatoimikunnassa voi pyytää budjettia alle 3 x jalluindeksin tapahtumakulujen korvaamiseen, kunhan se noudattaa tämän sivun ohjeistusta. Tapahtumatoimikunnan Telegram-kanava on tkt_events.
• Yli 3 x jalluindeksi (selitys alla): Laadi tapahtumalle budjetti ja esitä se hallituksen kokouksessa tai toimita talousarvio sähköpostitse hallitukselle (hallitus@tko-aly.fi). Budjetin laatimiseen voi käyttää Fuksiwikistä löytyvää budjetti- ja toteumapohjaa. Budjetoiduista tapahtumista on esitettävä alustava toteumalaskelma viimeistään kuukauden kuluttua tapahtumasta. Toteumalaskelma esitetään hallituksen kokouksessa tai toimitetaan hallitukselle sähköpostitse.

Jalluindeksi määräytyy jaloviinan hinnan perusteella, ja se tarkistetaan jokaisessa hallituksen kokouksessa. 3 x jalluindeksi on tällä hetkellä noin 59 euroa.

Tapahtuman menot kulukorvautetaan omassa palvelussaan. Kulukorvauspyyntöön tulee sisällyttää kuitit, joten muistathan säästää ne!

Tapahtumatoimikunta

TKO-älylle on perustettu vuonna 2024 tapahtumatoimikunta, joka toimii tällä hetkellä Telegram-kanavan kautta. Tapahtumatoimikunnasta löydät kaikki tapahtumista vastaavat virkailijat ja klusterivastaavan. Kanavalla voi pyytää apua tapahtuman järjestämiseen ja samalla varmistaa, ettei suunniteltu ajankohta mene muiden suunnitelmien kanssa ristiin.

Varmista tiedotus

Tavoitteena on tiedottaa isoista tapahtumista viimeistään kaksi viikkoa ja muista viikkoa ennen tapahtumaa.

TKO-älyn tapahtumat lisätään TKO-älyn kalenteriin. Mikäli sinulla ei ole oikeutta lisätä tapahtumaa kalenteriin, pyydä apua tapahtumatoimikunnassa, hallituslaiselta tai virkalijalta, joiden yhteystiedot löydät tekiksen sivuilta. Jos tapahtuma on Klusterilla, pyydä klusterivastaavaa tekemään tapahtumalle kalenterivaraus. Klusterin tapahtumiin tarvitsee myös vähintään yhden avaimellisen, joiden perään voi kysellä aktiivikanavalla.

TKO-älyn kalenteriin voi lisätä myös muiden tahojen järjestämiä tapahtumia. Jätä “järjestävä taho” -kenttä kuitenkin tyhjäksi, mikäli järjestät ilmoittautumista vaativaa yhteislähtöä johonkin tapahtumaan (esim. approt), vaikka varsinaisen tapahtuman järjestäisi joku muu.

Kalenteriin lisätty tapahtuma linkittyy automaattisesti Telegramin tkt-announcementsiin. Tiedottajilla on lisäksi ollut viime vuosina tapana tiedottaa sähköpostitse kaikista kalenteriin lisätyistä tapahtumista kootusti sunnuntaisin. (Mikäli haluat silti lähettää jäsenistölle tapahtumasta oman sähköpostin, voit lähettää sähköpostin osoitteeseen jasenet@tko-aly.fi, josta tiedottaja päästää sen läpi ehtiessään.)

Kaikki TKO-älyn tiedotus toteutetaan vähintään suomeksi ja englanniksi. Muista myös tiedotuksen saavutettavuus, esimerkiksi kuvassa ilmoitettu tieto on hyvä kirjoittaa myös auki tekstimuotoon.

Mitä tapahtumasta tiedotetaan?

Hyvä tiedotus madaltaa kynnystä osallistua tapahtumaan, sillä osallistujat tietävät etukäteen mitä odottaa. Erityisesti tapahtuman aikataulut, pukukoodi ja muut käytännön asiat on tärkeää ilmoittaa, jos sellaisia on. Tapahtuman tiedotuksessa on usein vapaamuotoinen teksti, jossa tapahtumaa mainostetaan ja kuvaillaan houkuttelevasti. Tässä tekstissä on hyvä olla kaikki olellinen tieto tapahtumasta, mutta lisäksi on hyvä liittää mukaan TL;DR osio, jossa info on koottuna lyhyeen muotoon. Alla malli siitä, mitkä tiedot kannattaa aina kertoa tapahtumasta.

Mitä: Lyhyt kuvaus tapahtumasta
Milloin: päivämäärä ja kellonaika. Kellonaikoja voi olla hyvä ilmoittaa useammat, esim. sitsien kohdalla milloin ovet avautuvat ja milloin suurin piirtein siirrytään pöytiin.
Missä: Tapahtumapaikan nimi ja osoite
Hinta: Paljonko tapahtuma maksaa osallistujalle
Esteettömyys: Kerro lyhyesti sekä tilan että tapahtuman esteettömyystiedot. Esimerkiksi vaikka tilassa ei olisi muuten voimakkaita ärsykkeitä, muista mainita bileistä vilkkuvat valot ja voimakas ääni. Esteettömyystarkistuslista auttaa määrittämään sekä tilan että tapahtuman esteellisyyden, ja osasta tiloja on jo olemassa valmiit esteettömyystiedot. Jos tapahtumapaikkaa ei vielä löydy listalta, lisääthän sen tiedot wikiin tai pyydät virkailijaa lisäämään. Mainitse myös henkilö, johon olla yhteydessä mikäli esteettömyydestä herää kysymyksiä.

Asioita, jotka voi lisäksi ilmoittaa tapahtumasta

Pukukoodi: Tapahtumien pukukoodi on usein “tule sellaisena kuin olet”, mutta ilmoita pukukoodi jos tapahtumassa käytetään haalareita, tapahtumassa pukeudutaan teeman mukaan, tai tapahtumassa on arkivaatteita hienompi pukukoodi. Muista ilmoittaa pukukoodi sukupuolineutraalisti ja niin, että osallistujat tietävät heidän läsnäolonsa olevan tärkeämpää kuin pukukoodin tiukan noudattamisen <3
Alkoholiasteikko: ks. alla. Kopioi tähän tapahtumallesi sopiva numero ja sen selitys.
Kenelle: Mikäli on tarve erikseen tarkentaa kenelle tapahtuma on suunnattu, esimerkiksi jos osallistuminen on rajoitettu tai avoin myös muille kuin jäsenille

Englanniksi:
What:
When:
Where:
Price:
Accessibility:
Dresscode:
Alcohol consumption:
For whom:

Alkoholiasteikko

Kaikkiin tapahtumiin voi osallistua täysin alkoholittomana, eikä missään tapahtumassa ole hyväksyttävää painostaa ketään juomaan. Asteikon tarkoituksena on antaa suuntaa-antava arvio siitä, voiko tapahtumassa oleva alkoholin käyttö aiheuttaa tahatonta ryhmäpainetta juomiseen.

0/4 Tapahtumassa ei käytetä lainkaan alkoholia
1/4 Tapahtumassa voidaan käyttää vähän alkoholia, huomattava humaltuminen ei ole suotavaa
2/4 Tapahtumassa alkoholia voidaan käyttää, mutta tapahtuman kannalta on yhdentekevää käyttääkö alkoholia vai ei
3/4 Tapahtumassa alkoholin käyttö on näkyvässä asemassa, mutta tapahtumaan voi osallistua alkoholittomana, eikä juomaan painosteta
4/4 Tapahtumassa alkoholin käyttö on keskeisessä asemassa, esimerkiksi pelillistetyn juomisen kautta. Voit kuitenkin osallistua alkoholittomana, eikä juomaan painosteta

0/4 The event is completely alcohol free
1/4 Some drinks may be had, but getting noticeably drunk is not for this event
2/4 Alcohol may be consumed, but it makes no difference for the event if people drink or don't
3/4 Alcohol consumption is associated with the event, but you can just as well participate alcohol free and you will not be pressured to drink
4/4 Alcohol plays a central role in this event, for example through gamified drinking. You can still participate alcohol free and you will not be pressured to drink

Käytännön asioita

1. Jos tapahtuma tarvitsee nakkeilijoita (avustajia), hoida rekry ajoissa.
2. Suunnittele tavaroiden roudaus sekä tapahtumapaikalle että pois sieltä.
3. Varmista tavaroille loppusijoituspaikka ja tapa saada ne sinne.
4. Suurissa tapahtumissa, kuten sitseissä ja saunailloissa, on syytä nimetä tapahtumassa paikalla olevat turvallisuushenkilöt, joiden yhteystiedot ovat esillä tapahtuman tiedotuksessa, ja jotka erottuvat muusta massasta esimerkiksi pinkkeihin heijastinliiveihin pukeutumalla. Myös pienemmissä tapahtumissa on oltava joku henkilö, johon voi olla yhteydessä ongelmatilanteissa. Tämä henkilö voi olla esimerkiksi paikalla oleva TKO-älyn häirintäyhdyshenkilö tai tapahtuman järjestäjä. Jos havaitset huonossa kunnossa olevan henkilön, älä jätä häntä yksin.
5. Kokoukset ja tapahtumat pyritään järjestämään esteettömissä tiloissa. Tapahtumatiedotteissa on syytä mainita tilan esteettömyystiedot. Yleisimpiä esteettömyystietoja listataan Fuksiwikiin. Aistiyliherkkyydet tulee huomioida tapahtumien suunnittelussa parhaan kyvyn mukaan.
6. TKO-äly pyrkii mahdollisuuksien mukaan järjestämään unisex-vessat tapahtumiinsa.
7. Huomioi kansainväliset opiskelijat (eli varmista, että myös henkilöllä, joka ei ymmärrä suomea, on mukavaa tapahtumassa)!

Tapahtumat, joissa on tarjolla ruokaa tai juomaa

Sitseillä ja muissa suuremmissa tapahtumissa on otettava huomioon jokaisen osallistujan erityisruokavalio ja allergiat. Erityisruokavalioita noudattavien ihmisten ruokien ja alkoholittomien juomien tulee olla laadultaan ja määrältään samantasoisia kuin oletusvaihtoehtojen. Jokaisessa tapahtumassa, jossa on ruokaa, on oltava laadukas vegaaninen vaihtoehto.

Pienemmissä tapahtumissa ja kokoustarjoiluissa pyritään mahdollisimman hyvin ja monipuolisesti ottamaan huomioon erityisruokavaliot sekä yleisimmät ja vakavimmat allergiat (käytännössä ostamalla vegaanisia, gluteenittomia ja alkoholittomia tuotteita pääsee jo pitkälle). Tapahtumissa ja muussa tarjoilussa huomioidaan myös ihmiset, jotka eivät käytä alkoholia tai käyttävät sitä vain vähän, eikä heitä syrjitä tai painosteta juomaan.

Saunatapahtumat

Saunatapahtumissa on syytä ottaa huomioon sukupuolen moninaisuus ja jäsenistön erilaiset mieltymykset. Esimerkkejä tavoista järjestää saunavuoroja:

• ei-naisten vuoro, ei-miesten vuoro ja sekavuoro
• uikkarillinen ja uikkariton sekavuoro

Kaikkiin epäselvyyksiin voi pyytää apua TKO-älyn virkailijoilta ja Telegramin aktiivikanavalta.

Ilmoittautumista vaativat tapahtumat

Mikäli tapahtuman kapasiteetti on rajattu tai osallistujien määrä tulee tietää etukäteen, kannattaa tapahtumassa olla ilmoittautuminen. Muista ilmoittautumislomakkeessa vähintään:

1. Kysyä osallistujien ruokavaliosta, monivalinta "seka, kasvis, vegaani"
   
2. Kysyä allergioista ja muista rajoitteista vapaan syötön kentällä
   
3. Antaa mahdollisuus valita alkoholillinen tai alkoholiton vaihtoehto mikäli tapahtumassa on juomatarjoilu
   
4. Antaa osallistujan kertoa erityistarpeistaan saavutettavuuden suhteen "Lisätietoa"-kentässä, ja ota henkilöön yhteyttä ajoissa mikäli tätä ei pystytä tarjoamaan
   

Mikäli tapahtumaan on oletettavissa paljon ilmoittautujia nopeasti, muistuta jäseniä etukäteen ilmoittautumisessa etua antavista tekijöistä ilmoittautumislomakkeella. Esimerkiksi siitä, että ilmoittautuminen menee läpi vaikka osa kentistä olisi jätetty tyhjiksi ja ne voi täydentää myöhemmin säilyttäen paikkansa ilmoittautumisessa.