Organising events

Organising events

TKO-äly wants to encourage its members to organise events. The purpose of these instructions is to lower the threshold of organising an event you’d like to have! This is how it works!

Come up with an event

It can be anything from going to Megazone to going to the theatre, playing board games in Gurula or going Karting. Please follow TKO-äly’s safer space principles and equality plan when organising an event. The most important takeaways when it comes to organising events are summarised below.

Decide on a date

When deciding on the date, check TKO-äly’s calendar. It’s recommended to avoid overlap with other events. Around orientation week, it is good to check the freshers' schedule. If you’d like the event to take place in Klusteri, check Klusteri’s calendar, too.

Determine the expenses

If you want financial support for snacks or other costs, such as entrance fees, TKO-äly can sponsor the event. The procedure depends on the amount of expenses:

• Up to 3 x jallu index (explanation below): you can ask a board member to accept the budget proposal directly, as long as the event follows this page’s instructions. You can find the board members in Telegram in the actives’ chat or at TKO-äly's page.
• More than 3 x jallu index (explanation below): prepare a budget proposal and present it to the board at a board meeting or send your budget proposal to the board at hallitus@tko-aly.fi. You might find the budget template useful! For budgeted events, you also need to present a report on the money spent and received at a board meeting or via email no later than a month after the event.

The jallu index is determined by the price of jaloviina and is checked at every board meeting. 3 x jallu index is currently approx. 55 euros.

The costs are reimbursed via tkoaly.kululaskut.fi. Receipts must be added to the reimbursement request, so please keep them safe!

Inform people about the event

Tavoitteena on tiedottaa isoista tapahtumista viimeistään kaksi viikkoa ja muista viikkoa ennen tapahtumaa.

TKO-älyn tapahtumat lisätään TKO-älyn kalenteriin. Mikäli sinulla ei ole oikeutta lisätä tapahtumaa kalenteriin, pyydä apua hallituslaiselta tai virkalijalta, joiden yhteystiedot löydät tekiksen sivuilta. Jos tapahtuma on Klusterilla, pyydä klusterivastaavaa tekemään tapahtumalle kalenterivaraus. Klusterin tapahtumiin tarvitsee myös vähintään yhden avaimellisen, joiden perään voi kysellä aktiivikanavalla.

TKO-älyn kalenteriin voi lisätä myös muiden tahojen järjestämiä tapahtumia. Jätä “järjestävä taho” -kenttä kuitenkin tyhjäksi, mikäli järjestät ilmoittautumista vaativaa yhteislähtöä johonkin tapahtumaan (esim. approt), vaikka varsinaisen tapahtuman järjestäisi joku muu.

Kalenteriin lisätty tapahtuma linkittyy automaattisesti Telegramin tkt-announcementsiin. Tiedottajilla on lisäksi ollut viime vuosina tapana tiedottaa kaikista kalenteriin lisätyistä tapahtumista kootusti sunnuntaisin. (Mikäli haluat silti lähettää jäsenistölle tapahtumasta oman sähköpostin, voit lähettää sähköpostin osoitteeseen jasenet@tko-aly.fi, josta tiedottaja päästää sen läpi ehtiessään.)

Kaikki TKO-älyn tiedotus toteutetaan vähintään suomeksi ja englanniksi.

Käytännön asioita

1. Jos tapahtuma tarvitsee nakkeilijoita (avustajia), hoida rekry ajoissa.
2. Suunnittele tavaroiden roudaus sekä tapahtumapaikalle että pois sieltä.
3. Varmista tavaroille loppusijoituspaikka ja tapa saada ne sinne.
4. Suurissa tapahtumissa, kuten sitseissä ja saunailloissa, on syytä nimetä tapahtumassa paikalla olevat turvallisuushenkilöt, joiden yhteystiedot ovat esillä tapahtuman tiedotuksessa, ja jotka erottuvat muusta massasta esimerkiksi pinkkeihin heijastinliiveihin pukeutumalla. Myös pienemmissä tapahtumissa on oltava joku henkilö, johon voi olla yhteydessä ongelmatilanteissa. Tämä henkilö voi olla esimerkiksi paikalla oleva TKO-älyn häirintäyhdyshenkilö tai tapahtuman järjestäjä. Jos havaitset huonossa kunnossa olevan henkilön, älä jätä häntä yksin.
5. Kokoukset ja tapahtumat pyritään järjestämään esteettömissä tiloissa. Tapahtumatiedotteissa on syytä mainita tilan esteettömyystiedot. Yleisimpiä esteettömyystietoja listataan Fuksiwikiin. Aistiyliherkkyydet tulee huomioida tapahtumien suunnittelussa parhaan kyvyn mukaan.
6. TKO-äly pyrkii mahdollisuuksien mukaan järjestämään unisex-vessat tapahtumiinsa.
7. Huomioi kansainväliset opiskelijat (eli varmista, että myös henkilöllä, joka ei ymmärrä suomea, on mukavaa tapahtumassa)!

Tapahtumat, joissa on tarjolla ruokaa tai juomaa

Sitseillä ja muissa suuremmissa tapahtumissa on otettava huomioon jokaisen osallistujan erityisruokavalio ja allergiat. Erityisruokavalioita noudattavien ihmisten ruokien ja alkoholittomien juomien tulee olla laadultaan ja määrältään samantasoisia kuin oletusvaihtoehtojen. Jokaisessa tapahtumassa, jossa on ruokaa, on oltava laadukas vegaaninen vaihtoehto.

Pienemmissä tapahtumissa ja kokoustarjoiluissa pyritään mahdollisimman hyvin ja monipuolisesti ottamaan huomioon erityisruokavaliot sekä yleisimmät ja vakavimmat allergiat (käytännössä ostamalla vegaanisia, gluteenittomia ja alkoholittomia tuotteita pääsee jo pitkälle). Tapahtumissa ja muussa tarjoilussa huomioidaan myös ihmiset, jotka eivät käytä alkoholia tai käyttävät sitä vain vähän, eikä heitä syrjitä tai painosteta juomaan.

Saunatapahtumat

Saunatapahtumissa on syytä ottaa huomioon sukupuolen moninaisuus ja jäsenistön erilaiset mieltymykset. Esimerkkejä tavoista järjestää saunavuoroja:

• ei-naisten vuoro, ei-miesten vuoro ja sekavuoro
• uikkarillinen ja uikkariton sekavuoro

Kaikkiin epäselvyyksiin voi pyytää apua TKO-älyn virkailijoilta ja Telegramin aktiivikanavalta.