Ohjeet tapahtuman järjestämiselle

Tapahtumien järjestäminen

TKO-äly haluaa kannustaa jäseniään tapahtumien järjestämiseen. Näiden ohjeiden tarkoitus on madaltaa kaikkien kynnystä järjestää jäsenistölle (eli just sulle!) mieluisia tapahtumia. Näin se toimii!

Keksi tapahtuma, jonka haluaisit järjestää

Se voi olla kaikkea Megazone-vierailusta teatterikäyntiin, lautapelailuun Gurulassa tai Karting-ajeluun. Muistathan noudattaa tapahtumissa turvallisemman tilan periaatteita ja yhdenvertaisuussuunnitelmaa, joiden tärkeimmät huomiot tapahtumien järjestämiseen liittyen on tiivistetty alle.

Päätä päivämäärä

Päivämäärää valittaessa kannattaa tarkistaa TKO-älyn tapahtumakalenteri ja välttää päällekkäisyyksiä. Syksyllä kannattaa tarkistaa myös fuksien syksyn aikataulu. Mikäli haluat järjestää tapahtuman Klusterilla, tarkista myös Klusterin kalenteri.

Määritä kulut

Jos haluat rahallista tukea tarjoiluihin tai tapahtuman muihin kuluihin, kuten pääsylippuihin, TKO-äly voi sponsoroida tapahtumaa. Menettely tuen myöntämiselle riippuu kulujen suuruudesta:

• Enintään 3 x jalluindeksi (selitys alla): Hallituslaiselta voi pyytää budjettia alle 3 x jalluindeksin tapahtumakulujen korvaamiseen, kunhan se noudattaa tämän sivun ohjeistusta. Hallituslaiset löytyvät esimerkiksi Telegramin aktiivikanavalta sekä tekiksen sivuilta.
• Yli 3 x jalluindeksi (selitys alla): Laadi tapahtumalle budjetti ja esitä se hallituksen kokouksessa tai toimita talousarvio sähköpostitse hallitukselle (hallitus@tko-aly.fi). Budjetin laatimiseen voi käyttää Fuksiwikistä löytyvää budjetti- ja toteumapohjaa. Budjetoiduista tapahtumista on esitettävä alustava toteumalaskelma viimeistään kuukauden kuluttua tapahtumasta. Toteumalaskelma esitetään hallituksen kokouksessa tai toimitetaan hallitukselle sähköpostitse.

Jalluindeksi määräytyy jaloviinan hinnan perusteella, ja se tarkistetaan jokaisessa hallituksen kokouksessa. 3 x jalluindeksi on tällä hetkellä noin 55 euroa.

Tapahtuman menot kulukorvautetaan omassa palvelussaan. Kulukorvauspyyntöön tulee sisällyttää kuitit, joten muistathan säästää ne!

Varmista tiedotus

Tavoitteena on tiedottaa isoista tapahtumista viimeistään kaksi viikkoa ja muista viikkoa ennen tapahtumaa.

TKO-älyn tapahtumat lisätään TKO-älyn kalenteriin. Mikäli sinulla ei ole oikeutta lisätä tapahtumaa kalenteriin, pyydä apua hallituslaiselta tai virkalijalta, joiden yhteystiedot löydät tekiksen sivuilta. Jos tapahtuma on Klusterilla, pyydä klusterivastaavaa tekemään tapahtumalle kalenterivaraus. Klusterin tapahtumiin tarvitsee myös vähintään yhden avaimellisen, joiden perään voi kysellä aktiivikanavalla.

TKO-älyn kalenteriin voi lisätä myös muiden tahojen järjestämiä tapahtumia. Jätä “järjestävä taho” -kenttä kuitenkin tyhjäksi, mikäli järjestät ilmoittautumista vaativaa yhteislähtöä johonkin tapahtumaan (esim. approt), vaikka varsinaisen tapahtuman järjestäisi joku muu.

Kalenteriin lisätty tapahtuma linkittyy automaattisesti Telegramin tkt-announcementsiin. Tiedottajilla on lisäksi ollut viime vuosina tapana tiedottaa kaikista kalenteriin lisätyistä tapahtumista kootusti sunnuntaisin. (Mikäli haluat silti lähettää jäsenistölle tapahtumasta oman sähköpostin, voit lähettää sähköpostin osoitteeseen jasenet@tko-aly.fi, josta tiedottaja päästää sen läpi ehtiessään.)

Kaikki TKO-älyn tiedotus toteutetaan vähintään suomeksi ja englanniksi.

Mitä tapahtumasta kannattaa tiedottaa?

Hyvä tiedotus madaltaa kynnystä osallistua tapahtumaan, sillä osallistujat tietävät etukäteen mitä odottaa. Tapahtuman tiedotuksessa on usein vapaamuotoinen teksti, jossa tapahtumaa mainostetaan ja kuvaillaan houkuttelevasti. Tässä tekstissä on hyvä olla kaikki olellinen tieto tapahtumasta, mutta lisäksi on hyvä liittää mukaan TL;DR osio, jossa info on koottuna lyhyeen muotoon. Alla malli siitä, mitkä tiedot kannattaa aina kertoa tapahtumasta.

Mitä: Lyhyt kuvaus tapahtumasta
Milloin: päivämäärä ja kellonaika. Kellonaikoja voi olla hyvä ilmoittaa useammat, esim. sitsien kohdalla milloin ovet avautuvat ja milloin suurin piirtein siirrytään pöytiin.
Missä: Tapahtumapaikan nimi ja osoite
Hinta: Paljonko tapahtuma maksaa osallistujalle
Esteettömyys: Linkitä sopiva kohta esteettömyystarkistuslistalta tai kerro muuten lyhyesti tilan esteellisyystiedot. Esteettömyystarkistuslista on vielä työn alla ja siihen saa kirjoittaa päivityksiä.

Asioita, jotka voi lisäksi ilmoittaa tapahtumasta
Pukukoodi: Tapahtumien pukukoodi on usein “tule sellaisena kuin olet”, mutta ilmoita pukukoodi jos tapahtumassa käytetään haalareita, tapahtumassa pukeudutaan teeman mukaan, tai tapahtumassa on arkivaatteita hienompi pukukoodi. Muista ilmoittaa pukukoodi sukupuolineutraalisti ja niin, että osallistujat tietävät heidän läsnäolonsa olevan tärkeämpää kuin pukukoodin tiukan noudattamisen <3
Alkoholiasteikko: ks. alla. Kopioi tähän tapahtumallesi sopiva numero ja sen selitys.
Kenelle: Mikäli on tarve erikseen tarkentaa kenelle tapahtuma on suunnattu, esimerkiksi jos osallistuminen on rajoitettu tai avoin myös muille kuin jäsenille

Englanniksi:
What:
When:
Where:
Price:
Accessibility:
Dresscode:
Alcohol consumption:
For whom:

Alkoholiasteikko

Kaikkiin tapahtumiin voi osallistua täysin alkoholittomana, eikä missään tapahtumassa ole hyväksyttävää painostaa ketään juomaan. Asteikko antaa suuntaa-antavan arvion siitä, miten suuressa osassa alkoholin käyttö on tapahtumassa. Tarkoituksena on madaltaa kynnystä osallistua esimerkiksi heille, joille muiden hillitty alkoholin käyttö on ok, mutta jotka eivät halua olla voimakkaasti humaltuneessa seurassa.

0/5 Tapahtumassa ei käytetä lainkaan alkoholia
1/5 Tapahtumassa yksittäinen juoma on ok, mutta huomattava humaltuminen ei
2/5 Tapahtumassa voidaan käyttää vähän alkoholia. Voit osallistua alkoholittomana, eikä juomaan painosteta.
3/5 Tapahtumassa käytetään alkoholia. Voit kuitenkin osallistua alkoholittomana, eikä juomaan painosteta.
4/5 Tapahtumassa alkoholin käyttö on keskeisessä asemassa esimerkiksi perinteen kautta. Voit kuitenkin osallistua alkoholittomana, eikä juomaan painosteta.
5/5 Tapahtumassa alkoholin käyttö on hyvin runsasta. Voit kuitenkin osallistua alkoholittomana, eikä juomaan painosteta

0/5 The event is completely alcohol free
1/5 It’s okay to have a drink, but getting noticeably drunk is not
2/5 Alcohol may be consumed in small amounts. You can participate alcohol free and you will not be pressured to drink
3/5 Alcohol is consumed. You can participate alcohol free and you will not be pressured to drink
4/5 Alcohol plays a central role in the event e.g. due to tradition. You can participate alcohol free and you will not be pressured to drink
5/5 Copious alcohol consumption. You can participate alcohol free and you will not be pressured to drink

Käytännön asioita

1. Jos tapahtuma tarvitsee nakkeilijoita (avustajia), hoida rekry ajoissa.
2. Suunnittele tavaroiden roudaus sekä tapahtumapaikalle että pois sieltä.
3. Varmista tavaroille loppusijoituspaikka ja tapa saada ne sinne.
4. Suurissa tapahtumissa, kuten sitseissä ja saunailloissa, on syytä nimetä tapahtumassa paikalla olevat turvallisuushenkilöt, joiden yhteystiedot ovat esillä tapahtuman tiedotuksessa, ja jotka erottuvat muusta massasta esimerkiksi pinkkeihin heijastinliiveihin pukeutumalla. Myös pienemmissä tapahtumissa on oltava joku henkilö, johon voi olla yhteydessä ongelmatilanteissa. Tämä henkilö voi olla esimerkiksi paikalla oleva TKO-älyn häirintäyhdyshenkilö tai tapahtuman järjestäjä. Jos havaitset huonossa kunnossa olevan henkilön, älä jätä häntä yksin.
5. Kokoukset ja tapahtumat pyritään järjestämään esteettömissä tiloissa. Tapahtumatiedotteissa on syytä mainita tilan esteettömyystiedot. Yleisimpiä esteettömyystietoja listataan Fuksiwikiin. Aistiyliherkkyydet tulee huomioida tapahtumien suunnittelussa parhaan kyvyn mukaan.
6. TKO-äly pyrkii mahdollisuuksien mukaan järjestämään unisex-vessat tapahtumiinsa.
7. Huomioi kansainväliset opiskelijat (eli varmista, että myös henkilöllä, joka ei ymmärrä suomea, on mukavaa tapahtumassa)!

Tapahtumat, joissa on tarjolla ruokaa tai juomaa

Sitseillä ja muissa suuremmissa tapahtumissa on otettava huomioon jokaisen osallistujan erityisruokavalio ja allergiat. Erityisruokavalioita noudattavien ihmisten ruokien ja alkoholittomien juomien tulee olla laadultaan ja määrältään samantasoisia kuin oletusvaihtoehtojen. Jokaisessa tapahtumassa, jossa on ruokaa, on oltava laadukas vegaaninen vaihtoehto.

Pienemmissä tapahtumissa ja kokoustarjoiluissa pyritään mahdollisimman hyvin ja monipuolisesti ottamaan huomioon erityisruokavaliot sekä yleisimmät ja vakavimmat allergiat (käytännössä ostamalla vegaanisia, gluteenittomia ja alkoholittomia tuotteita pääsee jo pitkälle). Tapahtumissa ja muussa tarjoilussa huomioidaan myös ihmiset, jotka eivät käytä alkoholia tai käyttävät sitä vain vähän, eikä heitä syrjitä tai painosteta juomaan.

Saunatapahtumat

Saunatapahtumissa on syytä ottaa huomioon sukupuolen moninaisuus ja jäsenistön erilaiset mieltymykset. Esimerkkejä tavoista järjestää saunavuoroja:

• ei-naisten vuoro, ei-miesten vuoro ja sekavuoro
• uikkarillinen ja uikkariton sekavuoro

Kaikkiin epäselvyyksiin voi pyytää apua TKO-älyn virkailijoilta ja Telegramin aktiivikanavalta.