Versio 17. marraskuuta 2023 kello 20.00

Tapahtumien järjestäminen

TKO-äly haluaa kannustaa jäseniään tapahtumien järjestämiseen. Näiden ohjeiden tarkoitus on madaltaa kaikkien kynnystä järjestää jäsenistölle (eli just sulle!) mieluisia tapahtumia. Näin se toimii!

Keksi tapahtuma, jonka haluaisit järjestää

Se voi olla kaikkea Megazone-vierailusta teatterikäyntiin, lautapelailuun Gurulassa tai Karting-ajeluun. Muistathan noudattaa tapahtumissa turvallisemman tilan periaatteita ja yhdenvertaisuussuunnitelmaa, joiden tärkeimmät huomiot tapahtumien järjestämiseen liittyen on tiivistetty alle.

Päätä päivämäärä

Päivämäärää valittaessa kannattaa tarkistaa TKO-älyn tapahtumakalenteri ja välttää päällekkäisyyksiä. Syksyllä kannattaa tarkistaa myös fuksien syksyn aikataulu. Mikäli haluat järjestää tapahtuman Klusterilla, tarkista myös Klusterin kalenteri.

Määritä kulut

Jos haluat rahallista tukea tarjoiluihin tai tapahtuman muihin kuluihin, kuten pääsylippuihin, TKO-äly voi sponsoroida tapahtumaa. Menettely tuen myöntämiselle riippuu kulujen suuruudesta:

Enintään 3 x jalluindeksi (selitys alla): Hallituslaiselta voi pyytää budjettia alle 3 x jalluindeksin tapahtumakulujen korvaamiseen, kunhan se noudattaa tämän sivun ohjeistusta. Hallituslaiset löytyvät esimerkiksi Telegramin aktiivikanavalta sekä tekiksen sivuilta.
Yli 3 x jalluindeksi (selitys alla): Laadi tapahtumalle budjetti ja esitä se hallituksen kokouksessa tai toimita talousarvio sähköpostitse hallitukselle (hallitus@tko-aly.fi). Budjetin laatimiseen voi käyttää Fuksiwikistä löytyvää budjetti- ja toteumapohjaa. Budjetoiduista tapahtumista on esitettävä alustava toteumalaskelma viimeistään kuukauden kuluttua tapahtumasta. Toteumalaskelma esitetään hallituksen kokouksessa tai toimitetaan hallitukselle sähköpostitse.

Jalluindeksi määräytyy jaloviinan hinnan perusteella, ja se tarkistetaan jokaisessa hallituksen kokouksessa. 3 x jalluindeksi on tällä hetkellä noin 55 euroa.

Tapahtuman menot kulukorvautetaan omassa palvelussaan. Kulukorvauspyyntöön tulee sisällyttää kuitit, joten muistathan säästää ne!

Varmista tiedotus

Tavoitteena on tiedottaa isoista tapahtumista viimeistään kaksi viikkoa ja muista viikkoa ennen tapahtumaa.

TKO-älyn tapahtumat lisätään TKO-älyn kalenteriin. Mikäli sinulla ei ole oikeutta lisätä tapahtumaa kalenteriin, pyydä apua hallituslaiselta tai virkalijalta, joiden yhteystiedot löydät tekiksen sivuilta. Jos tapahtuma on Klusterilla, pyydä klusterivastaavaa tekemään tapahtumalle kalenterivaraus. Klusterin tapahtumiin tarvitsee myös vähintään yhden avaimellisen, joiden perään voi kysellä aktiivikanavalla.

TKO-älyn kalenteriin voi lisätä myös muiden tahojen järjestämiä tapahtumia. Jätä “järjestävä taho” -kenttä kuitenkin tyhjäksi, mikäli järjestät ilmoittautumista vaativaa yhteislähtöä johonkin tapahtumaan (esim. approt), vaikka varsinaisen tapahtuman järjestäisi joku muu.

Kalenteriin lisätty tapahtuma linkittyy automaattisesti Telegramin tkt-announcementsiin. Tiedottajilla on lisäksi ollut viime vuosina tapana tiedottaa kaikista kalenteriin lisätyistä tapahtumista kootusti sunnuntaisin. (Mikäli haluat silti lähettää jäsenistölle tapahtumasta oman sähköpostin, voit lähettää sähköpostin osoitteeseen jasenet@tko-aly.fi, josta tiedottaja päästää sen läpi ehtiessään.)

Kaikki TKO-älyn tiedotus toteutetaan vähintään suomeksi ja englanniksi.

Käytännön asioita

Jos tapahtuma tarvitsee nakkeilijoita (avustajia), hoida rekry ajoissa.
Suunnittele tavaroiden roudaus sekä tapahtumapaikalle että pois sieltä.
Varmista tavaroille loppusijoituspaikka ja tapa saada ne sinne.
Suurissa tapahtumissa, kuten sitseissä ja saunailloissa, on syytä nimetä tapahtumassa paikalla olevat turvallisuushenkilöt, joiden yhteystiedot ovat esillä tapahtuman tiedotuksessa, ja jotka erottuvat muusta massasta esimerkiksi pinkkeihin heijastinliiveihin pukeutumalla. Myös pienemmissä tapahtumissa on oltava joku henkilö, johon voi olla yhteydessä ongelmatilanteissa. Tämä henkilö voi olla esimerkiksi paikalla oleva TKO-älyn häirintäyhdyshenkilö tai tapahtuman järjestäjä. Jos havaitset huonossa kunnossa olevan henkilön, älä jätä häntä yksin.
Kokoukset ja tapahtumat pyritään järjestämään esteettömissä tiloissa. Tapahtumatiedotteissa on syytä mainita tilan esteettömyystiedot. Yleisimpiä esteettömyystietoja listataan Fuksiwikiin. Aistiyliherkkyydet tulee huomioida tapahtumien suunnittelussa parhaan kyvyn mukaan.
TKO-äly pyrkii mahdollisuuksien mukaan järjestämään unisex-vessat tapahtumiinsa.
Huomioi kansainväliset opiskelijat (eli varmista, että myös henkilöllä, joka ei ymmärrä suomea, on mukavaa tapahtumassa)!

Tapahtumat, joissa on tarjolla ruokaa tai juomaa

Sitseillä ja muissa suuremmissa tapahtumissa on otettava huomioon jokaisen osallistujan erityisruokavalio ja allergiat. Erityisruokavalioita noudattavien ihmisten ruokien ja alkoholittomien juomien tulee olla laadultaan ja määrältään samantasoisia kuin oletusvaihtoehtojen. Jokaisessa tapahtumassa, jossa on ruokaa, on oltava laadukas vegaaninen vaihtoehto.

Pienemmissä tapahtumissa ja kokoustarjoiluissa pyritään mahdollisimman hyvin ja monipuolisesti ottamaan huomioon erityisruokavaliot sekä yleisimmät ja vakavimmat allergiat (käytännössä ostamalla vegaanisia, gluteenittomia ja alkoholittomia tuotteita pääsee jo pitkälle). Tapahtumissa ja muussa tarjoilussa huomioidaan myös ihmiset, jotka eivät käytä alkoholia tai käyttävät sitä vain vähän, eikä heitä syrjitä tai painosteta juomaan.

Saunatapahtumat

Saunatapahtumissa on syytä ottaa huomioon sukupuolen moninaisuus ja jäsenistön erilaiset mieltymykset. Esimerkkejä tavoista järjestää saunavuoroja:

ei-naisten vuoro, ei-miesten vuoro ja sekavuoro
uikkarillinen ja uikkariton sekavuoro

Kaikkiin epäselvyyksiin voi pyytää apua TKO-älyn virkailijoilta ja Telegramin aktiivikanavalta.

@@ Rivi 1: / Rivi 1: @@
-==Suomeksi==
+<translate>
+=Tapahtumien järjestäminen=
-TKO-äly haluaa kannustaa jäseniään ja madaltaa näiden ohjeiden avulla kaikkien kynnystä järjestää mieleisiään tapahtumia. Näin se toimii:
+TKO-äly haluaa kannustaa jäseniään tapahtumien järjestämiseen. Näiden ohjeiden tarkoitus on madaltaa kaikkien kynnystä järjestää jäsenistölle (eli just sulle!) mieluisia tapahtumia. Näin se toimii!
-===Keksi tapahtuma, jonka haluaisit järjestää===
+==Keksi tapahtuma, jonka haluaisit järjestää==
-Se voi olla kaikkea Megazone-vierailusta teatterikäyntiin, lautapelailuun Gurulassa tai Karting-ajeluun. Muistathan noudattaa tapahtumissa [http://tko-aly.fi/attachments/files/248/TKO__lyn_turvallisemman_tilan_pe.pdf?1552475408 turvallisen tilan periaatteita].
+Se voi olla kaikkea Megazone-vierailusta teatterikäyntiin, lautapelailuun Gurulassa tai Karting-ajeluun. Muistathan noudattaa tapahtumissa [http://tko-aly.fi/attachments/files/248/TKO__lyn_turvallisemman_tilan_pe.pdf?1552475408 turvallisemman tilan periaatteita] ja [http://tko-aly.fi/yhdenvertaisuus yhdenvertaisuussuunnitelmaa], joiden tärkeimmät huomiot tapahtumien järjestämiseen liittyen on tiivistetty alle.
-===Päätä päivämäärä===
+==Päätä päivämäärä==
-Päivämäärää valittaessa kannattaa tarkistaa [https://members.tko-aly.fi/calendar_events TKO-älyn tapahtumakalenteri] ja välttää päällekkäisyyksiä. Mikäli haluat järjestää tapahtuman klusterilla, tarkista myös [https://ilotalo.matlu.fi/ klusterin kalenteri].
+Päivämäärää valittaessa kannattaa tarkistaa [https://members.tko-aly.fi/calendar_events TKO-älyn tapahtumakalenteri] ja välttää päällekkäisyyksiä. Syksyllä kannattaa tarkistaa myös fuksien [https://fuksiwiki.tko-aly.fi/Syksyn_aikataulu syksyn aikataulu]. Mikäli haluat järjestää tapahtuman Klusterilla, tarkista myös [https://ilotalo.matlu.fi/?page=reservation Klusterin kalenteri].
-===Määritä kulut===
+==Määritä kulut==
-Jos haluat rahallista tukea tarjoiluihin tai tapahtuman muihin kuluihin, kuten pääsylippuihin, TKO-äly sponsoroi mielellään. Menettely tuen myöntämiselle riippuu kulujen suuruudesta:
+Jos haluat rahallista tukea tarjoiluihin tai tapahtuman muihin kuluihin, kuten pääsylippuihin, TKO-äly voi sponsoroida tapahtumaa. Menettely tuen myöntämiselle riippuu kulujen suuruudesta:
-*Enintään 50 euroa: Hallituslaiselta voi pyytää budjettia alle 50 euron tapahtumakulujen korvaamiseen, kunhan se noudattaa tämän sivun ohjeistusta. Hallituslaiset löytyvät esimerkiksi Telegramin [https://t.me/tktaktiivit aktiivikanava].
+* Enintään 3 x jalluindeksi (selitys alla): Hallituslaiselta voi pyytää budjettia alle 3 x jalluindeksin tapahtumakulujen korvaamiseen, kunhan se noudattaa tämän sivun ohjeistusta. Hallituslaiset löytyvät esimerkiksi Telegramin [https://t.me/tktaktiivit aktiivikanavalta] sekä [https://www.tko-aly.fi/yhdistys/hallitus tekiksen sivuilta].
-*Yli 50 euroa: Laadi tapahtumalle budjetti ja esitä se hallituksen kokouksessa tai toimita talousarvio sähköpostitse hallitukselle (hallitus@tko-aly.fi). Budjetin laatimiseen voi käyttää Fuksiwikistä löytyvää [https://fuksiwiki.tko-aly.fi/Linkkejä#TKO-.C3.A4ly budjettipohjaa].
+* Yli 3 x jalluindeksi (selitys alla): Laadi tapahtumalle budjetti ja esitä se hallituksen kokouksessa tai toimita talousarvio sähköpostitse hallitukselle (hallitus@tko-aly.fi). Budjetin laatimiseen voi käyttää Fuksiwikistä löytyvää [https://fuksiwiki.tko-aly.fi/Linkkej%C3%A4#TKO-.C3.A4ly budjetti- ja toteumapohjaa]. Budjetoiduista tapahtumista on esitettävä alustava toteumalaskelma viimeistään kuukauden kuluttua tapahtumasta. Toteumalaskelma esitetään hallituksen kokouksessa tai toimitetaan hallitukselle sähköpostitse.
+Jalluindeksi määräytyy [https://www.alko.fi/tuotteet/000706/Jaloviina-/ jaloviinan hinnan] perusteella, ja se tarkistetaan jokaisessa hallituksen kokouksessa. 3 x jalluindeksi on tällä hetkellä noin 55 euroa.
-Tapahtuman menot kulukorvautetaan [https://tkoaly.kululaskut.fi Kululaskut.fi-palvelussa]. Kulukorvauspyyntöön tulee sisällyttää kuitit, joten muistathan säästää ne!
+Tapahtuman menot kulukorvautetaan [https://tkoaly.kululaskut.fi/ omassa palvelussaan]. Kulukorvauspyyntöön tulee sisällyttää kuitit, joten muistathan säästää ne!
-Budjetoiduista tapahtumista on talousohjesäännön mukaisesti myös esitettävä alustava toteumalaskelma viimeistään kuukauden kuluttua tapahtumasta. Toteumalaskelma esitetään hallituksen kokouksessa.
+==Varmista tiedotus==
-===Varmista tiedotus===
+Tavoitteena on tiedottaa isoista tapahtumista viimeistään kaksi viikkoa ja muista viikkoa ennen tapahtumaa.
-TKO-älyn tapahtumat lisätään TKO-älyn kalenteriin ja niistä ilmoitetaan jäsenten sähköpostilistalla. Jos tapahtuma on klusterilla, huolehdi, että myös klusterikalenteriin lisätään varaus. Mikäli et omaa tunnuksia kalentereihin, pyydä virkailijaa lisäämään tapahtumasi. Klusterin tapahtumiin tarvitsee myös vähintään yhden avaimellisen, joiden perään voi kysellä [https://t.me/tktaktiivit aktiivikanava]. Lähetä tapahtuman sähköpostimainos osoitteeseen jasenet@tko-aly.fi, josta tiedottaja käy sen tarkistamassa ja päästämässä läpi. Viestin läpipääsyä nopeuttaakseen voi uudesta viestistä huomauttaa tiedottajalle. Kalentereihin tapahtuma lisätään heti, kun päivämäärä on tiedossa ja sähköpostimainos lähetetään vähintään paria päivää ennen tapahtumaa tai mahdollisen ilmoittautumisen aukeamista.
+TKO-älyn tapahtumat lisätään TKO-älyn kalenteriin. Mikäli sinulla ei ole oikeutta lisätä tapahtumaa kalenteriin, pyydä apua hallituslaiselta tai virkalijalta, joiden yhteystiedot löydät [https://www.tko-aly.fi/yhdistys/hallitus tekiksen sivuilta]. Jos tapahtuma on Klusterilla, pyydä klusterivastaavaa tekemään tapahtumalle kalenterivaraus. Klusterin tapahtumiin tarvitsee myös vähintään yhden avaimellisen, joiden perään voi kysellä [https://t.me/tktaktiivit aktiivikanavalla].
-===Käytännön asioita===
+TKO-älyn kalenteriin voi lisätä myös muiden tahojen järjestämiä tapahtumia. Jätä “järjestävä taho” -kenttä kuitenkin tyhjäksi, mikäli järjestät ilmoittautumista vaativaa yhteislähtöä johonkin tapahtumaan (esim. approt), vaikka varsinaisen tapahtuman järjestäisi joku muu.
-. Jos tapahtuma tarvitsee nakkeilijoita, hoida rekry ajoissa.
-. Suunnittele tavaroiden roudaus, sekä tapahtumapaikalle että pois sieltä.
+Kalenteriin lisätty tapahtuma linkittyy automaattisesti Telegramin tkt-announcementsiin. Tiedottajilla on lisäksi ollut viime vuosina tapana tiedottaa kaikista kalenteriin lisätyistä tapahtumista kootusti sunnuntaisin. (Mikäli haluat silti lähettää jäsenistölle tapahtumasta oman sähköpostin, voit lähettää sähköpostin osoitteeseen jasenet@tko-aly.fi, josta tiedottaja päästää sen läpi ehtiessään.)
-. Varmista tavaroille loppusijoituspaikka ja tapa saada ne sinne.
+Kaikki TKO-älyn tiedotus toteutetaan vähintään suomeksi ja englanniksi.
-Kaikkiin epäselvyyksiin voi pyytää apua [https://tko-aly.fi/yhdistys/hallitus TKO-älyn virkailijoilta] ja [https://t.me/tktaktiivit Telegramin aktiivikanavalta].
+==Käytännön asioita==
+# Jos tapahtuma tarvitsee nakkeilijoita (avustajia), hoida rekry ajoissa.
+# Suunnittele tavaroiden roudaus sekä tapahtumapaikalle että pois sieltä.
+# Varmista tavaroille loppusijoituspaikka ja tapa saada ne sinne.
+# Suurissa tapahtumissa, kuten sitseissä ja saunailloissa, on syytä nimetä tapahtumassa paikalla olevat turvallisuushenkilöt, joiden yhteystiedot ovat esillä tapahtuman tiedotuksessa, ja jotka erottuvat muusta massasta esimerkiksi pinkkeihin heijastinliiveihin pukeutumalla. Myös pienemmissä tapahtumissa on oltava joku henkilö, johon voi olla yhteydessä ongelmatilanteissa. Tämä henkilö voi olla esimerkiksi paikalla oleva TKO-älyn häirintäyhdyshenkilö tai tapahtuman järjestäjä. Jos havaitset huonossa kunnossa olevan henkilön, älä jätä häntä yksin.
+# Kokoukset ja tapahtumat pyritään järjestämään esteettömissä tiloissa. Tapahtumatiedotteissa on syytä mainita tilan esteettömyystiedot. Yleisimpiä esteettömyystietoja listataan [https://fuksiwiki.tko-aly.fi/Esteett%C3%B6myystarkistuslista Fuksiwikiin]. Aistiyliherkkyydet tulee huomioida tapahtumien suunnittelussa parhaan kyvyn mukaan.
+# TKO-äly pyrkii mahdollisuuksien mukaan järjestämään unisex-vessat tapahtumiinsa.
+# Huomioi kansainväliset opiskelijat (eli varmista, että myös henkilöllä, joka ei ymmärrä suomea, on mukavaa tapahtumassa)!
-==In English==
+==Tapahtumat, joissa on tarjolla ruokaa tai juomaa==
+Sitseillä ja muissa suuremmissa tapahtumissa on otettava huomioon jokaisen osallistujan erityisruokavalio ja allergiat. Erityisruokavalioita noudattavien ihmisten ruokien ja alkoholittomien juomien tulee olla laadultaan ja määrältään samantasoisia kuin oletusvaihtoehtojen. Jokaisessa tapahtumassa, jossa on ruokaa, on oltava laadukas vegaaninen vaihtoehto.
-TKO-äly wants to encourage and make it easy for all members to organise events. Here is how it works:
+Pienemmissä tapahtumissa ja kokoustarjoiluissa pyritään mahdollisimman hyvin ja monipuolisesti ottamaan huomioon erityisruokavaliot sekä yleisimmät ja vakavimmat allergiat (käytännössä ostamalla vegaanisia, gluteenittomia ja alkoholittomia tuotteita pääsee jo pitkälle). Tapahtumissa ja muussa tarjoilussa huomioidaan myös ihmiset, jotka eivät käytä alkoholia tai käyttävät sitä vain vähän, eikä heitä syrjitä tai painosteta juomaan.
-===Decide an event you want to organise===
+==Saunatapahtumat==
-It can be anything from Megazone to the theatre, board games in Gurula or Karting. Remember to follow the [http://tko-aly.fi/attachments/files/248/TKO__lyn_turvallisemman_tilan_pe.pdf?1552475408 principles for a safer space].
+Saunatapahtumissa on syytä ottaa huomioon sukupuolen moninaisuus ja jäsenistön erilaiset mieltymykset. Esimerkkejä tavoista järjestää saunavuoroja:
+* ei-naisten vuoro, ei-miesten vuoro ja sekavuoro
+* uikkarillinen ja uikkariton sekavuoro
-===Decide the date===
+Kaikkiin epäselvyyksiin voi pyytää apua [https://tko-aly.fi/yhdistys/hallitus TKO-älyn virkailijoilta] ja [https://t.me/tktaktiivit Telegramin aktiivikanavalta].
-When choosing the date it is good to check [https://members.tko-aly.fi/calendar_events TKO-äly’s calendar] to avoid multiple events at the same time. If you want to organise an event at klusteri, remember to also check [http://matlu.fi/ilotalo/index.php klusteri’s calendar].
+</translate>
-===Define expenses===
-If you want financial support for some snacks or other expenses related to the event, like entry tickets, TKO-äly will gladly sponsor. Getting financial support depends on the amount of expenses:
-*50 euros or less: You can ask a board member for a budget as long as it follows all the instrunctions on this page. Board members can be found in [https://t.me/tktaktiivit aktiivikanava] in Telegram.
-*More than 50 euros: Budget the event and present it in a board meeting or send the budget to the board by email (hallitus@tko-aly.fi). You can use the [https://fuksiwiki.tko-aly.fi/Linkkejä#TKO-.C3.A4ly example template] for budget found in Fuksiwiki.
-You can apply for reimbursement at https://tkoaly.kululaskut.fi. You need to include the receipts of your buyings for a full compensation so remember to keep them!
-===Inform of the event===
-The events of TKO-äly are added to TKO-äly’s calendar and they are announced on the members’ email list and the announcement channel on telegram. In case the event is at klusteri, make sure the event is added also to klusteri’s calendar. If you don’t have an account that can add events to the calendars ask an official (also found in the aktiivit channel) to add your event there. For the events at klusteri you also need at least one person with a klusteri key. You can ask for those people at, once again, the [https://t.me/tktaktiivit aktiivikanava]. Send the event’s email announcement to jasenet@tko-aly.fi, where the spokesperson will check it and let through. To speed up the email process you can send tiedottaja a private message and ask him/her to check your email. The event is added to the calendars immediately when the date is fixed and the email needs to be sent latest few days before the event or the possible registration opening.
-In case of any hesitations, questions or problems you can contact [https://tko-aly.fi/yhdistys/hallitus TKO-äly’s officials] or ask help on [https://t.me/tktaktiivit aktiivikanava] in Telegram.